College wil extra bijdrage voor onderzoek naar dienstverlening

Gestelde doelen voor organisatiewijziging niet gehaald

Lisse – Sinds juli 2002 probeert de gemeente Lisse de organisatie van het ambtelijk apparaat te veranderen. Tot nu toe is hier 380.000 euro voor gespendeerd en het college vraagt in de raadsvergadering van 25 januari om een extra financiële bijdrage van 700.000 euro. Hoe komt het dat het zo lang duurt voordat een reorganisatie is doorgevoerd en wat is er met het geld gebeurd? Een overzicht van de gebeurtenissen, externe adviseurs en interne werkgroepen die de revue hebben gepasseerd.

Joep Derksen

In de periode juli 2002 tot december 2003 is een begin gemaakt met het veranderingsproces. Doel was te onderzoeken hoe de organisatie eruit moest komen te zien en hoe dit gerealiseerd moest worden. Om dit te bereiken is een interne regiegroep opgezet en daarnaast een extern adviseur aangetrokken om het proces te begeleiden. Een conferentie is opgezet waarbij is geconcludeerd dat ‘ambtenaren klantvriendelijk, slagvaardig en communicatief moeten zijn en daarnaast goed kunnen samenwerken en te vertrouwen zijn’.

De gemeente was zo enthousiast over deze visie dat in 2003 een nieuwe werkgroep Organisatiestructuur is opgezet, met als doel een nieuw organisatiemodel voor het ambtelijk apparaat van Lisse samen te stellen. We gaan verder naar de periode december 2003 tot oktober 2005. In de laatste maand van 2003 heeft het toenmalige college de notitie ‘Advies Organisatiewijziging Lisse: Bloei mee met Lisse’ vastgesteld. Deze notitie was opgesteld door de gemeentesecretaris en diens conclusie was dat de nieuwe organisatie onder leiding moest komen van de gemeentesecretaris.

Startmodel

Dit organisatiemodel werd in eerste instantie gezien als een startmodel voor de organisatiewijzigingen. Om een en ander te realiseren zijn voor een tijdelijke periode twee externe ‘Verandermanagers’ aangesteld. Ook meerdere externe adviseurs en een P&O-ondersteuner mochten de gemeente van advies dienen, terwijl de ambtenaren zich konden bezighouden met incompany-cursussen.

We zetten weer een stap in de tijd, dit keer de periode oktober 2005 tot april 2006. ‘Een aantal van de gestelde doelen met betrekking tot de organisatiewijziging is in de loop der tijd door interne en externe factoren niet gehaald’, zo staat geschreven in een collegevoorstel over het Werkkrediet reorganisatie 1ste fase. Maar in reactie daarop stelde het college van dat moment de notitie ‘Evaluatie organisatieveranderingsproces Lisse’ vast, wederom opgesteld door de gemeentesecretaris. Nu bleek dat er een ander organisatiemodel moest komen en wel per 1 april 2006. Een speciaal opgerichte interne Projectgroep Implementatie Reorganisatie zou dit moeten bewerkstellingen.

Klantvriendelijk werken?

In 2006 werden de gemeenteraadsverkiezingen gehouden, maar de werkgroepen, vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen gingen onverdroten door. Ook het huidige college zet zich in voor het ‘principe van vraaggestuurd werken en een regisserende overheid. Dit moet leiden tot een ambtelijke organisatie die effectief en efficiënt is, waardoor burgers beter bediend worden’.

Om dit te bereiken heeft het college het document Gemeente Lisse de ‘Visie 2006 – 2010’ vastgesteld, waarin staat dat de burgers vanuit het vraaggestuurd principe bediend moeten worden. Het eindresultaat moet zijn dat de gemeentelijke organisatie efficiënt en effectief is.

Externe adviseur

Een nieuwe projectgroep werd samengesteld: de projectgroep Dienstverlening, die haar visie in het stuk ‘Betere Band met Burgers’ uiteen heeft gezet. Daarnaast wil de projectgroep Implementatie Gemeentewinkel ervoor zorgen dat er vanaf 1 juli 2007 gestart kan worden met een afdeling gemeentewinkel.

Tevens is de projectgroep Organisatieverandering in het leven geroepen, onder leiding van een extern adviseur. Boven de projectgroepen Dienstverlening en Organisatieverandering functioneert ook een stuurgroep. Onlangs is de businesscase Openbare Werken opgestart.

Financiële Consequenties

Het college wil 700.000 euro extra hebben om te komen tot een betere dienstverlening. Onder meer moeten hiervoor betaald worden: een projectleider reorganisatie (65.000 euro), een assistent projectleider implementatie Gemeentewinkel (29.120 euro), een vervanger voor het waarnemend hoofd Personeel & Organisatie (40.000 euro) en een onderzoek (nulmeting) naar de burgertevredenheid (34.400 euro). Maar dit zijn slechts kleine uitgaven. Zo is 100.000 euro benodigd voor het beschrijven van de processen hoe de dienstverlening plaatsvindt. Ook moeten knelpunten gedeeltelijk worden opgelost in de afdelingsplannen voor 2007 voor het bedrag van 301.500 euro. Voor onvoorziene kosten is meer dan 100.000 euro ingeschaald.

De genoemde activiteiten zullen leiden tot een advies hoe de Gemeentewinkel moet worden opgezet en hoe de organisatiestructuur gewijzigd moet worden. De conclusie van het voorstel ‘Werkkrediet reorganisatie 1ste fase’ luidt: ‘De kosten van de invoering, de financiële gevolgen in verband met de ICT-aanpassingen en het eventueel aanpassen van het gemeentehuis zijn nu nog niet in te schatten’. Ook de kosten voor de inzet van de ambtenaren die zich met dit hele proces bezighouden worden buiten beschouwing gelaten. ‘Dit kan betekenen dat de uitvoering van de afdelingsplannen verder onder druk komt te staan’, waarschuwt hetzelfde voorstel.

Al deze overlegorganen en praatgroepen hebben duizenden uren gestoken in de zoektocht hoe de burger toch beter bediend kan worden. De verwachtingen zijn hooggespannen hoe dankzij de investering van een miljoen euro een betere band met de burgers gekregen kan worden.