Anders denken, beter doen

Verstraten & Bergkamp Administratie Belasting Advies

JOEP DERKSEN

Wie het ondernemersleven instapt, doet dat als eerste uit passie. Voor het idee, het product, de dienst of simpelweg om de vrije vogel te zijn, zoals je jezelf van binnen voelt. Je bedrijf wordt een succes en steeds meer mensen komen bij jou in dienst om de onderneming te laten groeien. Maar langzamerhand merk je, dat je als ondernemer steeds verder af komt te staan van je oorspronkelijke passie en gedwongen wordt om allerlei taken op je te nemen, waar je hart niet in ligt. Erik Verstraten en Bas Bergkamp, de partners van Verstraten & Bergkamp Administratie Belasting Advies, hebben een oplossing gevonden voor het weer kunnen uitoefenen van het werk, dat ze écht willen doen. Terwijl tegelijkertijd het bedrijf blijft groeien en bloeien.

Erik en Bas zijn de partners van Verstraten & Bergkamp, een kantoor voor administratieve dienstverlening, loonadministraties, belastingadviezen en overige financiële vraagstukken. De organisatie groeide enorm in de afgelopen jaren en de 24 medewerkers zetten zich met pure passie in voor talloze ondernemers. Maar de bedrijfsontwikkeling stokte de laatste tijd als gevolg van de oververhitte arbeidsmarkt. Hoe onderscheid je jezelf als ondernemers in een economie waar vacatures niet ingevuld kunnen worden door personeelsgebrek? “De problematiek van het personeelstekort zorgde voor de nodige kopzorgen, daar hebben we wel wat overlegtijd aan besteed”, licht Bas toe.

De interne organisatie centraal

De mannen ontwikkelden een nieuwe visie. “We zijn ervan overtuigd dat tevreden medewerkers tot tevreden klanten leidt. Daar waar de drukte van het werk prioriteiten bepaalde en werkdruk op de loer lag, hebben we de medewerker en de interne organisatie daar omheen centraal gesteld.”

Op het gebied van personeelsondersteuning onderscheidt Verstraten & Bergkamp zich. “Je weet dat werkgeluk bepaald wordt door factoren als afwisseling, uitdaging, speelruimte, zicht op eindresultaat, verantwoordelijkheid en een goede werk-privé-balans. We hebben een medewerkers tevredenheid onderzoek uitgezet met vragen over deze factoren. En gelijktijdig hebben we ook een drijfverenonderzoek gedaan. Heel veel zaken hebben we heel goed op orde, zo bleek. Maar een belangrijk signaal voor ons ging over de privé-werk balans en we wilden voorkomen dat de werkdruk van onze medewerkers te hoog zou worden.” Het leidde tot nieuwe inzichten voor Erik en Bas: “We moeten zorgen dat we alles intern helemaal op orde krijgen; dan volgt de rest vanzelf. Wanneer we goede en loyale medewerkers hebben, stroomt dat door naar de klanten; zij ervaren onze ondersteuning en zijn ook loyaal naar ons.”

Een van de eerste maatregelen, die Erik en Bas daarom namen was het invoeren van een (tijdelijke) klantenstop. “We willen dat onze dienstverlening 100% perfect is. We kunnen het niet verantwoorden naar onze huidige klanten, als we met het huidige personeel het werk nóg meer verspreiden”, aldus Erik. “Er zitten immers maar 24 uur in een dag. Als je het anders en beter wilt doen moet je naar perfectie streven!”

De échte verandering is ingezet doordat Erik en Bas zich richten op een bewuste manier van verdelen en uitvoeren van taken. “We willen, dat mensen hier niet alleen maar dezelfde werkzaamheden uitvoeren, maar zelf ook leren en allround opgeleid zijn. Zodat ze interessante opdrachten kunnen uitvoeren en daarom persoonlijk kunnen groeien.”

Dat begint bij Erik en Bas zelf. De tijden van ‘top down’ management komen niet meer terug bij Verstraten & Bergkamp. “We blijven hiërarchisch leidinggevenden, maar dragen onze functionele leiding aan anderen over. Hiermee geven we meer verantwoordelijkheid aan een groep medewerkers, die al wat langer bij ons werken. Een nieuw opgezette overlegstructuur staat tot hun beschikking.” Bas vervolgt: “Natuurlijk is dit een stuk controle, dat je uit handen geeft. Maar het komt voort uit de behoeftes van mensen om door te groeien. Wij willen dat mensen leren en plezier in hun werk hebben. En Erik en ik stimuleren dit proces door hen te coachen en te ondersteunen. Zodat onze medewerkers zelf op de beste en meest fijne manier kunnen doen wat ze moeten doen.”

Dienend leiderschap

Erik: “De functionerings- en beoordelingsgesprekken gaan we vervangen. We stappen af van de gewoonte om alle medewerkers in één periode te spreken over en te beoordelen op hun functioneren. Gesprekken met onze werknemers vinden voortaan altijd op individuele basis plaats. De gesprekscyclus is opgebouwd uit ‘Goede Gesprekken’ die per persoon in een andere frequentie en gedurende het gehele jaar plaats vinden, van verschillende aard kunnen zijn en vanuit beider initiatief kunnen worden gepland. Of soms spontaan ontstaan. Vijf basisvragen staan simpelweg centraal: ‘Wat kun je? Wat wil je? Wat wil je niet? Wat werkt voor jou? en Wat wil je nog leren?’ De eerder genoemde functioneel leidinggevenden krijgen ook nadrukkelijk een rol in het voeren van deze ‘Goede Gesprekken’ met hun collega’s.”

Bas: “Deze manier van communiceren heeft veel meer gelijkwaardigheid en past bij het ‘dienend leiderschap’ van ons en het ‘persoonlijk leiderschap’ van de collega’s. Het gaat er niet om wat de werknemer voor het management kan doen, maar wat het management voor de werknemer kan betekenen. Zodat de medewerker zijn of haar werk op de best mogelijke manier kan doen. We gaan daarbij uit van verantwoordelijkheid en initiatief van de medewerkers zelf.

Het door-ontwikkelen van de organisatie is daarmee een veelomvattend proces. “Wij willen hen helpen met wat ze nodig hebben: goed gereedschap is het halve werk. Of het nu gaat om het bijspijkeren van extra kennis, ondersteuning met goede ICT-voorzieningen en softwarepakketten, werkplekken, samenwerkingsafspraken of werkprocessen die zekerheid geven dat je aan de kwaliteitseisen van het NOAB voldoet.”

Academie

Maar hoe verhouden al deze inspanningen zich met het personeelstekort? “ Erik: “Ook hierbij geloven we dat van binnenuit ontwikkelen, effect heeft op de arbeidsmarkt omdat wij een aantrekkelijke werkgever blijken. In het verlengde daarvan gaan we dat nu verder vorm geven via de Verstraten & Bergkamp Academie.” Het initiatief voor de Academie vloeit rechtstreeks voort uit de nieuwe filosofie, die Bas en Erik in het bedrijf doorvoeren. Bas: “De Academie bestaat uit het intern leren, begeleiden en coachen in combinatie met een intern ontwikkelprogramma en externe opleidingen. Deze door ons al toegepaste aanpak willen we nu nadrukkelijker aanbieden aan studenten die een HBO- of Universitaire opleiding volgen of willen gaan volgen.” De studenten krijgen een betaalde baan bij Verstraten & Bergkamp en kunnen de onderwerpen van hun studie in hun werk toepassen. Erik: “Met de Academie neemt onze aantrekkingskracht als werkgever toe bij  vooral jonge mensen. Maar wij kunnen ook interessant zijn voor mensen die later in hun loopbaan een carrièreswitch willen maken. Wij hebben kort geleden een nieuwe collega van 49 jaar mogen verwelkomen die zo’n switch heeft gemaakt en barst van de ambitie om te leren en zich te ontwikkelen. Ook voor hem biedt de Academie alle mogelijkheden.”

 

 

Toekomstdromen

Laat deze visie nu net passen in de toekomstdromen die Erik en Bas ook voor zichzelf hebben. In de loop der jaren is Verstraten & Bergkamp uitgegroeid tot een toonaangevend belastingadvies- en administratiekantoor, dat zich vooral richt op de financiële handel en wandel van haar cliënten. Bas en Erik willen echter ondernemers op veel meer vlakken bijstaan; als ondernemerscoaches.

“Ondernemers hebben veel meer aan hun hoofd, dan alleen de belastingaangiftes. Ze moeten besluiten nemen over zaken als investeringen, desinvesteringen, groei of bedrijfsopvolging. Vanuit onze brede expertise kunnen we meedenken en onze mede-ondernemers hierin adviseren”, geeft Erik aan.

Bas: “Werk je in je tent of werk je aan je tent? Wij proberen dat laatste samen steeds meer vorm te geven. Je kan niet in één keer alles loslaten. We merkten, dat we niet meer datgene deden, waar we eigenlijk aan begonnen waren. We willen zelf ook blijven ontwikkelen en nieuwe uitdagingen aangaan. Daarom staat groei van onze mensen en van onszelf centraal.”

 

Beide mannen besluiten: “Verantwoordelijk zijn voor het geluk van de medewerkers en klanten zorgt voor ons persoonlijke geluk. Daarom is ‘Groei’ ook het ultieme pakket dat wij onze klanten aanbieden; wij gunnen andere ondernemers graag de kennis en ervaring, die we zelf hebben opgedaan.”

 

 

Verstraten & Bergkamp Administratie, Belasting en Advies
De Fruittuinen 2
2132 NZ Hoofddorp
T: 023 544 5850
W: www.verstratenbergkamp.nl