Samenwerking automatisering faliekant mislukt

Geen 100.000 euro winst, maar ruim 30.000 euro verlies

LISSE – Een haalbaarheidsonderzoek van 10.000 euro voor het realiseren van een gezamenlijke afdeling voor automatisering (Shared Service Automatisering: SSA) door het gerenommeerde adviesbureau Capgemini blijkt weggegooid geld te zijn. In plaats van een groot financieel voordeel zou samenwerking op automatiseringsgebied tussen de gemeenten Hillegom, Noordwijkerhout en Lisse leiden tot een structureel tekort van minstens 33.000 euro. Wethouder Bas Brekelmans weigert te spreken van een faliekante mislukking: ‘In het vervolg kunnen we goed gebruik maken van de opgedane kennis.’

De drie gemeenten werd voorgehouden dat veel geld te besparen viel bij deze vorm van samenwerking. Voor Lisse zou dit financiële voordeel oplopen tot meer dan 100.000 euro. Vorige week trok deze gemeente echter de stekker uit dit project: de meest gunstige cijfers laten zien dat Lisse minimaal 33.000 euro per jaar zou moeten betalen. Ook het verschil in verwachtingen over de samenwerking leidt ertoe dat Lisse op dit vlak niet meer verder wil met Hillegom en Noordwijkerhout. Brekelmans: ‘De ambities van de gemeenten lagen nogal uit elkaar, wat betreft het beveiligingsniveau en de websites. De ambities hebben hun weerslag op de kosten voor software en hardware.’

Hij vervolgt: ‘Onze ambities lagen uiteen, zo wilden wij avondopenstellingen en de andere twee gemeenten niet. Ook bleek er meer ambtelijke inzet nodig te zijn voor het uitvoeren van het SSA. Voor ons lag in dit project geen voordeel en in deze tijd van bezuinigingen gaan we op zoek naar een nieuw model.’ In februari 2009 kondigde de wethouder nog met veel bombarie aan dat de realisering van het SSA zou leiden tot ‘schaalvoordelen en minder kosten, met een structurele bezuiniging van ruim 100.000 euro’. Is dit project faliekant mislukt en is door Capgemini in 2008 uitgevoerde onderzoek weggegooid geld? De wethouder: ‘Het is niet faliekant mislukt en uit het onderzoek zijn zinvolle resultaten gekomen. Dat de uitkomst niet bleek te kloppen komt omdat de praktijk weerbarstiger blijkt dan de theorie. Het zou struisvogelpolitiek zijn om bij tegenvallers toch met zo’n project door te gaan. We geloven er echter heilig in dat voordelen te behalen moeten zijn met samenwerking op dit vlak. Qua ambitieniveau sluiten Teylingen en Noordwijk meer bij ons aan.’

Hoe ‘nuttig’ het Capgemini-onderzoek was, bleek wel uit een informatief mailtje van een gemeentelijk woordvoerder: ‘De kosten die door Lisse gemaakt zijn voor de SSA zijn 10.000 euro voor het haalbaarheidsonderzoek en 25.000 euro voor de implementatie. De kennis die vergaard en de implementatie worden meegenomen naar het project dat een SSA in groter verband moet onderzoeken. Daarbij zijn in Lisse de volgende verbeteringen doorgevoerd: verbetering van de backup procedure, op orde brengen van de processen, invoeren van een licentiebeheer en de helpdeskprocedure volgens ITIL. Ik ga nog even op zoek naar wat ITIL is.’